La Comunicación Grupal: Problemas Potenciales

La comunicación grupal se da en reuniones entre los miembros de un departamento, comité, grupo de trabajo, equipo de proyecto o cualquier otro grupo unido por un propósito común.

Cuando la comunicación grupal es efectiva, puede resultar en un equipo muy productivo y muy unido. Se pueden establecer relaciones de trabajo largas y duraderas que son capaces de lograr hazañas extraordinarias.

Cuando el grupo no se comunica efectivamente, no sólo puede haber fricción, sino que también se pueden producir resultados mediocres o de plano pobres.

En la comunicación grupal, las personas tienden a asumir roles y posturas que afectan los resultados de la comunicación. Algunas de estos roles y posturas son útiles y otros no.

Como facilitador o participante en una discusión de grupo, tú puedes observar estas dinámicas y reorientar al grupo de ser necesario.

Las dinámicas más comunes que se pueden observar durante una comunicación grupal incluyen: Grandilocuencia o Efecto Pavoreal, Pensamiento Grupal, Conflictos, Participación Desigual, Ventilando Frustraciones, y Ataques Pandilla.

Grandilocuencia

Durante reuniones de resolución de problemas, alguien puede aprovechar la oportunidad para pavonearse y expresar opiniones con el fin es ensalzarse a sí mismo.

La participación del pavo real no es para contribuir al grupo sino mas bien para lucir  bien delante de los demás (y de sí mismos) en la reunión.

Esto no es ningún problema a menos que sea un patrón repetitivo. Si el pavo real despliega su plumaje con frecuencia, eventualmente va a irritar a los demás.

También puede suceder que otras personas en la reunión sientan que se están quedando atrás y deciden también competir con el pavo real por la atención del grupo.

Lo mejor es poner un alto a la grandilocuencia y enfocar al grupo a la tarea en cuestión.

Pensamiento Grupal (Sobre el Individual)

Un estudio en  1985 de Stasser y Tito encontró que la mayoría de las personas en grupos expresan las opiniones ya conocidas por el grupo, no su punto de vista propio y único.

 La gente en grupos tiende a estar de acuerdo con el grupo sólo para evitar hacer más lento al grupo de abajo o simplemente para evitar conflictos en general.

A nivel individual, hay personas que pueden sentirse renuentes a las confrontaciones. Esas personas no van a hacer olas y van a estar de acuerdo con lo que el grupo decida, aún cuando na haya prisa para tomar una decision y aún cuando el grupo sea perfectamente capaz de manejar los conflictos.

Técnicas para evitar el pensamiento grupal:

• Compartir el "la Paradoja de Abilene" y preguntarle al grupo si está “yendo a Abelene”.
• Recordar al grupo que una mala decisión es peor que una demora. Ir por el camino equivocado solo tomará más tiempo para corregir después.
• Incluir en el orden del día un espacio de tiempo para discutir las desventajas de la dirección o decisión que se está tomando.
• Establecer reglas para lidiar con: (1) diferencias de opinión y (2) la creación de consenso. Establezca un tiempo explícito para el debate y decida cuando es tiempo de llegar a un consenso explícito. En ese punto y no antes, pedir la alineación del grupo.

Conflictos

Una causa común de conflicto en grupos, es cuando algunos del los miembros del grupo están demasiado apegados a sus puntos de vista, e intentan convencer a otros de su verdad. Por lo general, la gente en grupos tiene una presión más fuerte para preservar su identidad pública, es decir lucir bien mientras juega un papel específico. El enfocarse a preservar la identidad pública es una gran distracción y una barrera para escuchar efectivamente.

Al no escuchar efectivamente, hay mayor probabilidad de que ocurran los conflictos en el grupo.

Una buena manera de evitar que una buena discusión degenere en conflicto es establecer las normas de la reunión de antemano, diciendo a la gente que cada vez que un miembro empiece a no escuchar por su afán de tener la razón, otras personas en la reunión le pueden llamar la atención al punto.

Participación Desigual: Locuaces v. Callados

Algunos miembros no participan, mientras que otros dominan la conversación. La mayoría de las veces, la gente en los puestos de más autoridad tiende a hablar más.

Si eres una persona tranquila, y tienes algo que decir pero no te atreves, por favor: habla. Sobrepón el temor a la crítica, no pienses en ti sino piensa sólo en el bienestar del grupo y el valor de las ideas que tienes por compartir.

Si eres una de esas personas que le encanta hablar, trata de dar a los demás algo de espacio para participar. Puedes estar pensando: "Pero si yo no hablo, nadie lo hará". Eso es probablemente cierto, pero si tú sigues hablando, te aseguro que nadie más lo hará.

Es posible que el grupo tenga que pasar por los dolores del aprender y crecer en su comunicación grupal, donde los habladores dejen de hablar y los callados dejen de callar. Hay que darse la oportunidad para hacer la transición.

Si eres el facilitador del grupo, discute con el grupo que estás cambiando la forma de participación, a fin de lograr una participación más balanceada y por tanto, una discusión más rica.
 

Ventilación de Iras y Frustraciones

A veces, la gente necesita dar rienda suelta a sus frustraciones y el pequeño grupo parece el escenario perfecto para hacerlo. El atractivo radica en que el grupo consiste de  individuos de mentalidad similar con un propósito común, los cuales indudablemente también sufren las mismas frustraciones. Como quien dice, va a haber eco.

A veces es bueno que el grupo ventile sus frustraciones, especialmente cuando nadie ha tenido la oportunidad de discutir lo que les molesta acerca de una situación dada en el trabajo.

Sin embargo, la ventilación puede ser poco saludable cuando se vuelve repetitiva: quita el tiempo y quita poder a los miembros del grupo, terminan sintiéndose víctimas.

Una buena estrategia es dejar que el grupo exprese sus frustraciones hasta que la gente comience a repetir lo ya dicho y a hundirse en la autocompasión. Ahí se le pone el alto a las quejas y se dirige la discusión hacia resolución de problemas.

Ataques de Pandilla (Montoneros)

En la comunicación grupal, a veces la gente lleva a cabo ataques de pandilla hacia un individuo o un sub-grupo.

La interacción no siempre empieza como un ataque verbal, puede empezar como una opinión diferente o una queja. Revisemos un ejemplo:

Varios representantes del departamento de recursos humanos han venido a reunirse con tu personal para ver el estatus de varias contrataciones para cubrir algunas vacantes en tu departamento.

Uno de tus empleados comienza describiendo que hay un retraso en las contrataciones por parte de recursos humanos. Hasta ahora, todo va bien.

Enseguida otra persona en tu departamento menciona cómo el personal de recursos humanos está ofreciendo un servicio muy pobre a tu departamento pues estos retrasos no son los primeros, ya ha habido retrasos con anterioridad. Esto puede estar cierto, tu personal puede estar frustrado con tanto retraso. Aún así, la dinámica del grupo ya se empieza a poner fea.

A continuación, otro de sus empleados describe cómo la última vez que el personal de recursos humanos le dio apoyo con un proceso de contratación, recursos humanos perdió el papeleo y todo tuvo que hacerse de nuevo. Otro mas de tus empleados cuestiona el nivel de competencia del personal de recursos humanos.

En este punto, la gente está comenzando a desviarse del tema en cuestión: los tiempos para las contrataciones pendientes. La gente está empezando a sacar trapos antiguos al sol para demostrar la incompetencia del personal de recursos humanos. Se ha perdido el foco.

Si bien las cuestiones de competencia pueden estar presentes, esto no es el momento ni el grupo apropiado para resolverlos. Ahora la reunión va por el camino equivocado, ya no es una solución de problemas, sino un ataque de pandilla a un departamento de servicio interno.

Tan pronto como veas que se empieza a dar el ataque de pandilla, córtalo. Reorienta la discusión a los problemas actuales y toma nota de las quejas relacionadas para darles seguimiento después. En el ejemplo anterior, la cuestión de los retrasos en la contratación parece ser un tema más grande que necesita ser abordado con el jefe del departamento de Recursos Humanos.

En Resumen …

Los grupos pequeños tienen una ventaja sobre los individuos o grupos grandes: una gran cantidad de trabajo productivo puede llevarse a cabo por pequeños grupos.

Los grupos pequeños desarrollar la cohesión fuerte, creando lazos que trascienden el tiempo y las líneas de organización.

Lo que hay que evitar o aprender a controlar son las siguientes dinámicas de comunicación en grupos pequeños: Grandielocuencia, Pensamiento Grupal, Conflictos, Participación Desigual, Ventilación de Iras, Ataques Montoneros de Pandilla.

Manejandose efectivamente, la comunicación grupal en grupos pequeños puede ser muy gratificante y fructífera.